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如何创新企业档案管理工作?

来源:http://castlehillcondos.com 责任编辑:ag88环亚国际 2019-06-25 16:00

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  展开全部档案管理是企业管理工作的一部分,必须适应现代企业和新时期发展的需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一领域的活动,也不仅仅是档案工作人员的事情,而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望,档案工作也是如此。因此,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

  (一)要管好档案、用好档案,首先要熟悉档案。随着产业结构逐步调整、尊龙备用网址。优化,整体的技术含量也在不断提高,单位也由计划经济下按计划完成工作任务,逐步走出去开辟市场,完成亿元以上的货币工程量,逐步由承建二级路面建设,转为参与强烈的市场竞争,承建一级路面的建设任务,因此,档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入施工一线,熟悉了解施工工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。

  (二)要确立档案是资产的观念,在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计、预算到整个工程竣工,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。档案是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

  (三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,如各种设计资料、预算、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料,关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。

  现代企业制度的基本特征是产权清晰,权责明确,政企分开,管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

  (一)机构创新的核心是精简。无论哪个企业,精干是一个必然趋势,企业档案工作也要顺应企业的需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通过计算机网络与各分公司、各部室实施联网,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则,有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

  (二)机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

  (三)制度创新的实质是要从企业的实际出发,回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各分公司,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,我们必须制定较为详尽的制度,不断创新单位档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案活动效果的方式、方法,制定考核办法进行总结考评。职责明确,奖罚分明,从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。

  (一)企业发展了,企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模,档案工作的规范化形成和广泛参与,要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,k8��������֪ͨ���ʽ����确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导,为了提高档案员及兼职要案员的业务水平,今年六月下旬,我们特邀专业老师前来举办档案管理培训,对部门及公司十名兼职档案员进行为期七天的培训。这次培训的特点是理论结合实际操作,培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解,授课内容分别为:文书、科技、会计档案等基本知识,培训时要求每个兼职档案员带未整理装订的资料,面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训,效果显著,也为单位档案管理达国家2A标准奠定了良好的基础。

  (二)办公自动化后,要求无纸化办公,每个岗位都形成电子文档,这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决。

  (三)档案工作既是单位重要基础工作之一,也是国家档案的重要组成部分。为了规范档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用档案信息资源;提高整体管理水平,以便更好地为生产和发展服务。总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案工作人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新、敢于开拓,与企业发展同步。

  随着经济体制改革的深入进行,企业发生着日新月异的变化,企业管理水平的好坏直接关系到其在市场竞争中能否取得优势,而企业档案管理是企业管理工作中最为基础的工作,对于企业的发展具有极其重要的作用,而且在当前经济建设和社会事业发展中也发挥着积极的意义。近年来,企业档案管理工作越来越受以大家的重视,所以需要有效的加强企业档案管理,使企业档案更好的发挥出自身的优势和作用,为企业的发展排忧解难。

  企业档案工作贯穿于企业的各个部门和各个层次,是企业管理工作中最为基础性的工作之一,企业档案以多种载体的形式存在,可以说是企业发展过程中一笔巨大的无形资产,为企业的发展提供动力源泉,为企业的决策提供科学的依据。我国自加入世界贸易组织以来,经济一体化的进程就不断加快,在这种严竣的竞争压力下,企业更应加快对档案的开发和利用,通过对档案信息资料进行整理、研究和提炼,从而将其深层次的价值开发出来,使其能够及时为企业领导者及管理人员提供科学的依据,为企业的发展拓宽思路,研制出新产品及新技术,从而将企业的档案信息资料转化为现实生产力,加快企业发展的进程,使企业在激烈的市场竞争中提升核心竞争力,推动企业经济的快速增长。

  企业档案是为企业目标服务的,其在企业的各项工作和经济活动中产生,所以企业档案是无法独立存在的,也就是说在企业发展过程中,企业档案不可能成为企业的第一要务。特别是在市场经济条件下,企业要想快速发展,就需要努力提高其经济效益,以实现经济最大化为其发展的目标。而且国家也提出了企业管理信息化建设的要求。在这种大环境下,企业档案管理工作也需要适应新形势的发展要求,抓住企业信息化建设的良好时机,加快档案信息化建设进程,努力提高档案信息化管理水平,使企业档案工作朝着网络化和智能化的方向发展。

  企业档案为企业的发展目标服务,而且企业档案管理工作中,人是档案工作的主体,所以需要加强档案管理人员的培养工作,努力提升其整体素质和专业技能,为档案管理工作的创新奠定坚实的基础。新时期档案工作,对于管理人员的要求较高,不仅需要掌握档案专业知识和技能,而且还要熟悉计算机技术及相关管理知识,做好电子档案的收集、整理、保管和开发利用工作,及时转变观念,对所管理的对象进行重新认识,加强自身知识的更新,增加自身的应变能力和素质的提高,只有这样才能在档案工作中掌握主动权,为企业领导决策提供科学的依据。同时企业还要组建成一支具有较强综合素质的企业档案管理队伍,以其优质、高效的服务为企业的发展做出贡献。

  随着档案信息化建设的推进和服务社会化的拓展,维护档案安全的难度越来越大、任务越来越重。唯物辩证法告诉我们:任何事物都有它的两面性。在信息社会,由于电子档案提供利用方法多样化和所依赖技术多种化,导致利用工作的复杂化。电子档案在带给我们比纸质档案的利用更方便、更快捷以及资源共享的同时,也因它的特性向我们提出了一系列的管理难题。如果不能有效解决这些难题,具有原始性、唯一性的核心信息资源的丢失和损毁,将给企业带来难以估量的损失。

  随着社会民主与法制的深入以及企业民主管理和企务公开的深化,企业员工乃至广大群众对企业档案的利用需求不断加大,而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场,企业档案工作如何对待利用与保密的关系,适应市场经济的新形势,这是档案工作面临的一个较为棘手的问题。在推进档案信息化建设和开放档案资料的过程中,基于全方位对外开放和涉密领域点多、线长、面广的特点,企业领导和档案人员,要绷紧保密这根弦。应从对历史负责、对党和国家事业负责的高度来认识和做好档案安全保密工作,从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手,对企业档案进行有效管理。对凝聚着企业集体智慧和心血的创造发明专利、科研成果、核心技术等无形资产的档案,要切实做好保密和保护工作。要积极配合和协助企业的保密机构,加强对电子文档和计算机信息系统的管理,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等现象,采取与系统安全和保密等级要求有关的防范对策。制订网络设备安全保证,数据安全保证,操作安全保证,身份识别方法等相应规则或采取必要措施,有效的保证企业档案的安全,为企业的发展提供安全、有效的服务。

  企业档案是企业管理工作的一部分,必须适应现代企业和新时期发展的需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一领域的活动,也不仅仅是档案工作人员的事情,而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望,档案工作也是如此。因此,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

  同时是企业发展的历史见证,也是科技、文化、知识的积淀,它在企业管理中具有不可替代的作用。特别是在当前新形势下,面对信息化时代带来的机遇和挑战,档案工作者必须跟上时代的节拍,在档案管理实践活动中,提高个人素质,积极探索新的管理方法,升华管理理念,摆脱困惑,使企业档案工作与企业的发展和创新保持同步,使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力,不断提高企业档案管理工作的质量,使企业档案的内在价值最大化,为企业的健康、持续发展保驾护航。

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